Manual de lucru pentru serviciile privind evidenta contabila

  1. Preambul
    Scopul prezentului manual este acela de a facilita activitatea profesionala a clientilor si de a intelege mai usor utilitatea, necesitatea si rezultatele serviciilor de contabilitate prestate de Societatea TaxHelp.
    Acest manual este destinat in exclusivitate clientilor Tax Help in baza contractelor semnate intre parti si Conventiei privind termenii si conditiile de utilizare a serviciilor oferite de de Societatea  TaxHelp prin site-ul www.taxhelp.ro .
  2. Baza legala

Serviciile care fac obiectul  contractulelor semnate  se realizeaza cu respectarea actelor normative, in vigoare, aplicabile.

Documentele justificative-  sunt actele in care   se consemneazã in scris operaţiile economice şi financiare în momentul efectuãrii lor cu scopul de a servi ca dovadã a înfãptuirii lor si ca instrument de fundamentare a înregistrãrii lor în contabilitate.

Conform art. 6 din legea 82 / 1991:

(1)   Orice operaţiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ.

(2)   Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz.

 

Nota: Toate documentele justificative trebuie sa fie lizibile, nedeteriorate si trebuie sa fie legate strict de activitatea desfasurata de societate.

 

  1. Informatii de baza

3.1. Factura fiscala cuprinde în mod obligatoriu următoarele informatii (stabilite conform  prevederilor din Codul fiscal):

 

  1. a) numărul de ordine, în baza uneia sau a mai multor serii, care identifică factura în mod unic;
  2. b) data emiterii facturii;
  3. c) data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans, în măsura în care această dată este anterioară datei emiterii facturii;
  4. d) denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVAsau, după caz, codul de identificare fiscală ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
  5. e) denumirea/numele şi adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum şicodul de înregistrare în scopuri de TVAsau codul de identificare fiscală al beneficiarului;
  6. f) denumirea şi cantitateabunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate;
  7. g) baza de impozitarea bunurilor şi serviciilor ori, după caz, avansurile facturate, pentru fiecare cotă, scutire sau operaţiune netaxabilă, pretul unitar, exclusiv taxa, precum şi rabaturile, remizele, risturnele şi alte reduceri de pret, în cazul în care acestea nu sunt incluse în pretul unitar;
  8. h) indicarea cotei de taxă aplicateşi a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în functie de cotele taxei;
  9. i) în cazul în care este aplicabilă o scutire de taxă, trimiterea la dispozitiile aplicabile sau orice altă menţiune din care să rezulte că livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;
  10. j) în cazul în care clientul este persoană obligată la plata TVA, menţiunea «taxare inversă»;
  11. k) în cazul în care se aplică regimul special pentru agentiile de turism, menţiunea «regimul marjei – agentii de turism»;
  12. l) dacă se aplică unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de artă, obiecte de colectie şi antichităţi, una dintre mențiunile «regimul marjei – bunuri second-hand», «regimul marjei – opere de artă» sau «regimul marjei – obiecte de colectie şi antichităţi», după caz;
  13. m) în cazul în care exigibilitatea TVA intervine la data încasării contravalorii integrale sau partiale a livrării de bunuri ori a prestării de servicii, menţiunea «TVA la încasare»;
  14. n) o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeasi operatiune.

 

3.2. Cheltuielile deductibile sunt considerate numai cheltuielile efectuate în scopul desfasurarii activitatii economice , inclusiv cele reglementate prin acte normative în vigoare (alin. 1 art. 25).

 

Deasemenea , conform art.11 din Codul fiscal la stabilirea sumei unui impozit, a unei taxe sau a unei contribuţii sociale obligatorii, autorităţile fiscale pot să nu ia în considerare o tranzacţie care nu are un scop economic, ajustând efectele fiscale ale acesteia, sau pot reîncadra forma unei tranzacţii/activităţi pentru a reflecta conţinutul economic al tranzacţiei/activităţii.

In aceasta categorie se inscriu orice tranzactii transfrontaliere considerate artificiale sau tranzactiile efectuate  intre persoane afiliate care nu respecta principiul valorii de piata.

In aeest sens raspunderea pentru realitate tranzactiilor efectuate revine exclusiv clientului intrucat contribuabilul trebuie să dovedească necesitatea efectuării cheltuielilor prin specificul activităţilor desfăşurate.

 

Nu sunt considerate cheltuieli deductibile cheltuielile înregistrate în contabilitate, care nu au la bază un document justificativ, potrivit legii, prin care să se facă dovada efectuării operaţiunii sau intrării în gestiune, după caz, potrivit normelor.

 

– Cheltuielile de protocol  sunt deductibile   în limita unei cote de 2% aplicată asupra profitului contabil la care se adaugă cheltuielile cu impozitul pe profit şi cheltuielile de protocol. În cadrul cheltuielilor de protocol se includ şi cheltuielile înregistrate cu taxa pe valoarea adăugată colectată potrivit prevederilor titlului VII, pentru cadourile oferite de contribuabil, cu valoare mai mare de 100 lei – art. 25 alin. 3 lit a )

Cheltuielile social- culturale sunt deductibile în limita unei cote de până la 5%, aplicată asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului, potrivit Codului muncii – ( art.25 alin3. lit.b)

 

 

3.3. Bonurile fiscale reprezinta documente justificative in contabilitate iar acestea trebuie sa indeplineasca cumulativ urmatoarele conditii:

  • Sa fie insotite de factura fiscala daca valoarea fiecarui bon este mai mare de 100 euro
  • Sa fie insotite de chitanta POS, daca sunt achitate prin card bancar;
  • Sa fie insotite de un decont de cheltuieli aprobat de administratorul societatii (daca nu sunt insotite de factura fiscala) si au valoare pana la 100 de euro;
  • TVA poate fi dedusă de beneficiar, în condiţiile legii, pe bază de bonuri fiscale a căror valoare individuală, inclusiv TVA, nu este mai mare de 100 euro, dacă furnizorul/prestatorul a menţionat pe bonul fiscal cu ajutorul aparatului de marcat electronic fiscal codul de înregistrare în scopuri de TVA al beneficiarului

Nota: bonurile fiscale care contin codul de TVA al cumparatorului sunt considerate facturi simplificate si preiau regimul acestora.

 

– Bonurile fiscale privind combustibilul nu trebuie sa fie insotite de o factura fiscala daca valoarea nu depaseste 100 de euro si trebuie sa indeplineasca cumulativ urmatoarele conditii:

  • Societatea sa detina in proprietate sau in folosinta cel putin un mijloc de transport;
  • Sa contina codul de TVA al cumparatorului (pentru deducerea TVA – ului aferent);
  • Sa fie insotite de un decont de cheltuieli aprobat de administratorul societatii;

 

Dedectibilitatea cheluielilor cu mijloacele de transport se supun regulilor stabilite de Codul fiscal in functie de modul utilizarii mijlocului de transport numai in scopul activitatii desfasurate de societate prin intocmirea .

Sunt deductibile integral cheltuielile efectuate , in baza foilor de parcurs,  cu mijlocele de transport folosite dupa cum urmeaza:

  • utilizate exclusiv pentru servicii de urgenţă, servicii de pază şi protecţie şi servicii de curierat;
  • utilizate de agenţii de vânzări şi de achiziţii;
  • utilizate pentru transportul de persoane cu plată, inclusiv pentru serviciile de taximetrie;
  • utilizate pentru prestarea de servicii cu plată, inclusiv pentru închirierea către alte persoane sau pentru instruire de către şcolile de şoferi;
  • utilizate ca mărfuri în scop comercial.

Cheltuielile care intră sub incidenţa acestor prevederi nu includ cheltuielile privind amortizarea.

Pentru orice alta utilizare a mijloacelor de transport in cadrul societatii deductibilitatea cheltuielilor este limitata la 50%.

 

 

  1. Proceduri de lucru

 

4.1 Fluxul documentelor

 

  1. Preluarea documentelor justificative se poate face:

a.1.  Prin  incarcare  pe site in contul deschis pe numele clientului in fisierul “documente incarcate”

a.2. Prin transmiterea de catre Client , prin posta  cu confirmare de primire a documentelor  justificative originale pe suport hartie  la sediul TaxHelp saptamanal pe baza de proces verbal.

a.3. Prin ridicare de catre curierul TaxHelp, contra cost , de la sediul clientului pe baza de proces verbal.

  1. Toate documentele justificative transmise prin posta sau ridicate de la sediul clientului vor fi inaintate pe baza de proces verbal, urmand a se verifica corectitudinea acestora de catre societatea Tax Help.
  2. Toate documentele lunii anterioare se vor inainta prestatorului pana cel tarziu la data de 5 a lunii in curs. Documentele transmise dupa aceasta data vor fi operate in situatia financiar-contabila a lunii in care vor fi predate.
  3. Eventualele neconcordante vor fi comunicate beneficiarului urmand ca acesta sa asigure transmiterea documentelor corecte cu incadrarea in termenul de predare de la aliniatul c. In caz contrar, prestatorul isi rezerva dreptul de a nu opera documentele reclamate.
  4. Ulterior procesarii documentelor financiar-contabile, la interval de 3 luni sau oricand la cererea beneficiarului daca situatia platilor catre Societea Tax Help pentru serviciile prestate este efectuata integral.

Societea Tax Help va preda arhiva contabila a documentelor originale pe baza de proces verbal.

 

4.2  Salariati

Beneficiarul /Clientul final va pune la dispozitia prestatorului cu cel putin 5 zile lucratoare inainte de data intrarii in vigoare a contractului individual de munca, urmatoarele informatii:

  • datele de identificare a salariatului
  • locul de munca
  • atributiile postului care vor fi cuprinse in fisa postului
  • riscurile specifice postului
  • durata contractului
  • durata muncii si programul de lucru
  • durata concedului de odihna
  • conditiile de acordare a previzului de catre partile contractante si durata acestuia;
  • salariul de baza, orele suplimentare, precum si periodicitatea platii salariului;
  • drepturi suplimentare: delegatie – transport, cazare, diurna
  • echipamente acordate
  • drepturi specifice legate de protectia muncii
  • perioada de proba
  • fisa postului

Societea Tax Help are dreptul sa solicite orice alte informatii necesare intocmirii documentatiei de angajare.

Societea Tax Help transmite clientului final in vederea semnarii dosarul de personal pe suport hartie sau electronic cu cel putin 1 zi lucratoare inainte de intrarea in vigoare a acestuia.

 

Acesta va curprinde urmatoarele documente:

  • Ø contractul individual de munca
  • Ø fisa postului
  • Ø anexa privind evaluarea personalului
  • Ø declaratia contribuabilului privind persoanele aflate in intretinere
  • Ø declaratia privind functia de baza
  • Ø declaratia privind transmiterea declaratiilor  referitoare la asigurarile sociale de sanatate catre Casa de Asigurari

 

Beneficiarul va urmari ca actele sa fie semnate  atat de  el cat  si de catre viitorul angajat inainte de data intrarii in vigoare a contractului individual de munca si le va returna Societati i Tax Help cel mai tarziu cu 2 zile lucratoare inaintea inceperii muncii de catre salariat, impreuna cu celelalte acte care formeaza dosarul de angajare conform tabelului nr. 1.1.

Inregistrarea in Revisal intra in sarcina  Societatii Tax Help, conditia fiind aceea de a primi documentele semnate cu cel putin 2 zile lucratoare inainte de inceperea muncii de catre salariat. Clientul vor acorda tot sprijinul in semnarea documentelor impuse de Inspectoratul Teritorial de Munca in vederea obtinerii parolei de acces si a utilizatorul pentru inregistrarea in Revisal in termenul legal (cu 1 zi lucratoare inainte de inceperea activitatii de catre salariat).  Neprimirea documentelor cu cel putin 2 zile lucratoare inainte de inceperea activitatii il exonereaza pe Prestator de neindeplinirea obligatiilor contractuale.

 

Acte necesare la angajare/ Acte pe care le aduce angajatul/ Obligatorii

Tabelul nr. 1.1

1 2 copii BI/CI
2 2 copii certificat nastere
3 2 copii act studii: diploma BAC, facultate, etc.
4 Avizul de medicina muncii

 

Daca este cazul

5 2 copii livret militar
6 copie de pe actele persoanei in intretinere: ex. copil- certificatul de nastere.
7 carte de munca
8 2 copii de pe certificatul de casatorie

 

Verificarea medicala:

Toti angajatii sunt obligati sa efectueze verificarea medicala anterior angajarii, precum si periodic la cabinetul desemnat de angajator. Urmarirea efectuarii examenului medical este in sarcina clientului .

Contractul de munca semnat fara a avea avizul eliberat de medicina muncii este considerat nul.

 

Evidenta prezentei

Evidenta prezentei este in sarcina clientului , care o va transmite prestatorului o data cu documentele financiar-contabile, pana la data de 5 a lunii pentru luna anterioara si va sta la baza intocmirii statelor salariale.

Certificatele de concediu medical vor fi trimise in copie in termen de 24 de ore de la emiterea lor , odata cu documentele financiar-contabile pana la data de 5 a lunii pentru luna anterioara si vor sta la baza intocmirii statelor salariale.

Cererile de concediu fara plata aprobate de catre client vor fi inainte prestatorului in termen de 24 ore in vederea inregistrarii acestora in Revisal.

 

Modificarea contractului individual de munca

Intentia de modificare a oricarui element al contractului individual de munca va fi comunicata prestatorului de catre client, cu cel putin 2 zile lucratoare inainte de data modificarii.

Prestatorul va intocmi actele necesare pentru modificarea contractului individual de munca si le va comunica in termen de 2 zile lucratoare de la data primirii acestora.

Prestatorul va inregistra actele aditionale primate de la client  in Revisal in termenul legal de la data primirii lor.

 

Incetarea contractului individual de munca

Cererile salariatilor de incetare a contractului individual de munca prin acordul partilor, precum si demisiile acestora vor fi aduse de catre client la cunostinta prestatorului cu cel putin 3 zile lucratoare inainte de data incetarii contractului.

Prestatorul va intocmi decizia de incetare a contractului individual de munca si o va transmite prin intermediul clientulului cel mai tarziu la data incetarii raportului de munca.

Prestatorul va inregistra decizia de incetare semnata de client in Revisal in termenul legal de la data primirii .

 

 

Evidenta personalului

Orice modificare intervenita in datele de identificare ale salariatilor sau a starii civile ori a pregatirii profesionale a acestora, va fi comunicata de catre client, prestatorului in termen de 5 zile lucratoare de la data luarii la cunostinta.

 

4.3 Declaratii fiscale si situatii financiare

In baza documentelor financiar-contabile predate de client si a clauzelor contractuale ,  prestatorul va  putea intocmi urmatoarele declaratii fiscale:

  • Decont de TVA 300;
  • Declaratie recapitulativa 394
  • Declaratie 100
  • Declaratie 112
  • Declaratia 390 – intracomunitare
  • Declaratia 205
  • Situatiile /declaratiile financiare semestriale (daca este cazul) si a celor anuale si le va depune electronic pe site-ul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala in termenul legal.

 

In cazul in care clientul  realizeaza tranzactii externe care necesita intocmirea altor declaratii fata de cele mentionate mai sus, acesta va anunta in prealabil prestatorul pentru pregatirea documentatiei necesare.

Aceste servicii vor fi tarifate in conformitate cu clauzele contractuale .

 

In situatia in care clientul final achizitioneaza sau vinde bunuri mobile sau imobile care fac obiectul declararii catre autoritatile locale, acesta va anunta in termen de 5 zile lucratoare prestatorul pentru intocmirea documentatei fiscale necesare.

In cazul in care procedura legala implica obtinerea certificatelor de atestare fiscala , serviciile prestate pentru obtinerea acestora se vor tarifa conform clauzele contractuale .

 

 

Situatiile financiare se vor semna olograf de catre clientul inaintea depunerii lor pe site-ul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala.

 

Declaratiile fiscale si situatiile financiare vor fi semnate in format electronic de prestator in baza unei semnaturi digitale, obtinuta de la Autoritatea competenta, printr-o procura notariala.

 

4.4 Ordinele de plata

O data cu intocmirea declaratiilor fiscale, prestatorul va anunta clientul  cu privire la sumele de plata reprezentand obligatii fiscale.

In termen de 1 zi lucratoare de la cererea scrisa (prin intermediul platformei soft) a clientului , prestatorul va transmite cliacestuia ordinele de plata aferente obligatiilor fiscale pe care acesta le are de achitat, cu conditia ca toate documentele justificative sa fie primite in termen.

Plata taxelor si impozitelor se realizeaza prin intocmirea Ordinelor de Plata (de catre Societatea Tax Help) si transmiterea acestora catre client (administratorul/ persoana responsabila cu aprobarea si semnarea acestora). Revine clientului sarcina de efectuare a platii, respectiv transmiterea ordinelor de plata catre banca.

 

 

4.5 Documente justificative eronate

In masura in care Prestatorul comunica clientului final erori / neclaritati privind documentele justificative primite / informatiile primite, intra in sarcina clientului remedierea / corectarea documentelor justificative / informatiilor primite in termen de 2 zile lucratoare de la notificare; in caz contrar Prestatorul este absolvit de orice raspundere privind neinregistrarea / inregistrarea eronata a documentelor respective.

 

4.6 Inventariere anuala

Indeplinirea obligatiei de inventariere patrimoniala anuala si a soldurilor sintetice si analitice conform reglementarilor legale in vigoare intra in sarcina clientului.

 

  1. Control fiscal

In cazul anuntarii unui control fiscal prestatorul va transmite clientului  arhiva contabila pe perioada supusa verificarii in termen de 2 zile lucratoare de la solicitarea acestuia.

 

  1. Ştampila societatii

Pentru o buna desfasurare a activitatii contabile si pentru definitivarea diferitelor solicitari financiare (inclusiv declaratiile fiscale), in timp util, este necesara existenta unei stampile a societatii la sediul prestatorului. Aceasta stampila trebuie sa contina un semn distinctiv pentru a delimita utilizarea acesteia si trebuie predata catre prestator in termen de max 5 zile lucratoare de la data semnarii contractului.

 

  1. Corespondenta

In corespondenta cu clientul final se vor folosi urmatoarele coordonate:

–          Pentru prestator contul de mesagerie Tax Help/ adresa mail Tax Help contact@taxhelp.ro

–          Pentru client datele transmise pe mail si/sau  inscrise in Contract

Clientul  se obliga sa anunte prestatorului orice modificare intervenita in datele de contact in termen de 2 zile lucratoare.